运用RPA技术提高企业会计信息效率与质量

2023-12-11   中国质量万里行   张莹（中国海洋石油集团有限公司财务共享服务中心珠三角分中心）   点击：次

　　摘要：现代信息技术的飞速发展，正在深刻改变着企业的运营和管理方式，数字化转型已成为提升企业竞争力和效率，实现持续发展和领先优势的重要手段。建立财务共享平台是大型企业集团在大数据、智能化背景下财务管理变革的必然选择，而以RPA（机器人流程自动化的简称）为代表的数字技术，能够极大程度替代人工处理规则明确、高度重复的事务性工作。RPA的技术特点与财务共享平台建设目标基本一致，两者之间的技术融合为企业注入新的创新动力，几乎是企业财务管理转型的必然选择。正因如此，本文旨在通过深入探讨RPA技术在企业财务共享平台中的应用，有效应对端到端流程自动化的挑战，推动企业财务管理迈向更智能、更高效的方向。

　　关键词：财务共享平台；RPA技术；自动化

　　前言：财务共享平台建设目标是通过人员、技术、流程的有效整合，实现财务业务的标准化和流程化，提高业务处理效率和会计信息质量，强化企业内部管理，增强财务职能的价值创造能力。RPA是机器人流程自动化的简称，其工作原理是用软件机器人来模仿人类用户，代替人工执行重复性业务操作，实现业务处理的自动化。RPA技术与财务共享平台的融合实践以及它所带来的深远影响，有助于企业更好地把握数字化转型的机遇，创造出更加灵活、创新且可持续的管理模式。本文以能源行业油气站业务为例阐述RPA技术在财务共享平台的应用。

　　一、RPA技术的工作原理

　　流程自动化机器人（RPA）技术如同一只模拟人类操作的巧手，其独特之处在于能够以自动化方式执行那些反复出现且遵循规则的任务，为企业的数字员工解放人力，显著地提升整体工作效率和组织运营敏捷性。而要实现这一目标，RPA技术蕴含着三个主要步骤，即录制、编辑和执行，通过这一流程，RPA能够巧妙地在企业应用系统中操作，娴熟地读取结构化数据，从而在实践中达到无缝实施流程自动化的目标。具体来说，录制阶段是RPA技术的起始点，机器人仿佛一位记录大师，将人类操作以精准的方式记录下来，形成一份操作脚本。随后，编辑阶段成为精雕细琢的过程，由开发人员将这些脚本加以优化，确保其在自动执行时能够达到最佳效果。最终，执行阶段是RPA技术的高潮，机器人凭借精湛的指令执行能力，在企业应用系统中迅速而准确地模拟人类操作，处理各类繁琐任务，从而实现了流程的自动化。通过这种精心设计的工作流程，RPA技术成为财务共享中心的得力助手，以其高效、精确、不知疲倦的特质，为财务流程的优化和提升作出了重要贡献。

　　二、财务共享平台对RPA技术的需求

　　一般而言，企业以ERP系统为核心构建财务共享平台，再与财务共享中心相关的财务规范、制度、流程进行集成，作为业务输入平台与财务共享中心运营平台，支撑财务共享中心的运转。财务共享服务前台，主要是报账系统，用于用户提报具体业务；财务共享服务中台，主要是运营系统，用于财务共享中心人员处理前台的工单，并实现一定程度的自动化记账。财务共享服务后台，主要是ERP系统，作为数据接收方，接收中台数据形成财务核算结果。

　　在财务共享服务前台，也就是用户操作的报账系统，出于业务标准化和自动化的需求，需要对业务流程进行细分，具体到相应的业务大类、小类以及业务场景，用户往往需要手工将业务数据填写至报账系统相应的表单中，对于固定提报的业务亟需RPA技术释放人工提报的工作量；在财务共享服务中台，前端业务流程的细分，使财务共享中心在日常运作中面临着大量高度重复的任务，而信息技术的发展也实现了大部分业务场景下的智能化记账规则。正是在这样的背景下，RPA技术在财务共享服务中台展现出了其独特的应用价值，RPA技术的引入使得自动化核算成为可能，不仅可以显著减少手工、繁复的工作，还可以100%准确率的完成工作；在财务共享服务后台，如果财务共享平台与ERP系统非同厂商的软件产品，由于系统的设计原理、数据设置的规则、业务逻辑的原理等不一致，可能存在数据集成和数据传输问题，并且打通不同系统通常需要花费大量时间和成本，因此很多财务共享中心，为了应对异构系统间的数据交互，会采用RPA技术作为解决方案，RPA技术具备将多样化数据源和不同系统无缝整合的能力，且能够快速灵活地适应业务变革。这些迫切的需求推动着财务共享中心积极探索并应用RPA技术，以提升整体工作效率和运行质量。

　　三、RPA技术与财务共享平台的融合实践

　　RPA技术与财务共享平台的融合应用体现在财务共享服务前中后台等多个方面，在一定程度上以自动化释放了人工操作的工作量，提高处理时效及准确性，同时也以自动化为目标，推动业务规范及标准化，促进流程优化，提升了整体财务管理水平。

　　随着科技的不断进步，能源行业油气站通过推广零管系统辅助油气站高效率、低成本运营，便捷管理客户服务，精确掌握销售数据等信息。但目前存在企业未实现零管系统与ERP系统对接，零管系统数据与企业内部财务数据间仍然呈现出相对独立的关系，信息共享效应较差，数据间缺乏集成关系，导致财务数据处理难度大。在实施财务共享平台后，业务人员需要根据零管系统销售报表，按照业务提报所需信息（客户、产品、数量、金额等）再次加工，逐笔提报销售收入单。为解决业务系统与财务系统存在数据孤岛导致的业务人员重复工作，可以在业务提报环节开发收入提报RPA，由RPA将零管系统销售报表中的数据进行加工处理，按照设计流程写入报账单相应位置，设置相应检查校验，并在报账系统上载各类支持附件，完成业务单据提报。此外，财务共享服务中台（运营系统）和后台（ERP系统）因开发难度及成本问题也存在数据无法直接传输的情况，如在收入核算时需录入获利能力以助于财务管理分析（实施ERP的企业往往通过获利能力子模块对企业的获利能力进行全方位的分析，从区域、业务、产品、客户等各种角度观察企业的获利能力，以支持内部管理和经营决策），但运营系统无法通过会计引擎实现获利能力数据自动带入会计凭证，还需人工参与制证。这种情况下可以利用RPA非侵入性的优点，通过RPA技术辅助核算，在对企业的业务、产品进行梳理，对相应获利能力数据进行标准和规范的基础上，通过产品与获利能力映射的关系，给RPA一定的流程逻辑，实现RPA自动补充获利能力数据完成制证。由于自动化需求的上升，一定程度上也促进了标准的统一，加快了标准的制定与推行，通过RPA技术与财务共享平台的融合实践，将进一步提升业务及财务标准化，让企业管理者在使用数据对标分析时获得更具参考价值的结果。

　　四、实现端到端流程自动化的挑战及建议

　　在财务共享平台应用RPA技术实现端到端流程自动化时，尽管有着许多优势，但也面临着一些挑战，这些挑战需要企业充分认识并采取适当的策略来应对。

　　1.复杂业务场景中的业务逻辑自动化难度大：在财务共享中心，财务流程处理涉及的业务规则、逻辑判断相对复杂，需要进行业务梳理、流程规范、数据映射，将这些复杂的业务规则和逻辑转化为RPA流程需要充分的业务理解和技术支持。在应对这一挑战时，企业需要加强与业务部门的合作，提升可支撑的业务深度、构建丰富的业务组件，确保RPA流程能够准确地模拟并执行复杂的业务逻辑。

　　2.不同系统集成导致的异构数据处理难题：在财务共享中心，流程处理需要跨越多个信息系统，涉及的数据往往来自不同的系统和数据源，这些数据可能存在格式和结构上的差异。为解决这一问题，RPA技术需要强大的数据整合和转换能力，能够处理不同系统之间的数据集成问题，确保数据的准确传递和转换。

　　3.业务发展变化对RPA流程调整的敏捷性要求高：财务流程往往随着业务的变化而变化，可能需要新增步骤、调整规则或者适应新的流程。这就要求RPA流程能够灵活地适应业务变化，需要建立起一套敏捷的流程调整机制，以确保其在不断变化的业务环境中保持高效运行。

　　4.对于RPA的监控、安全与合规性评估需同步到位：虽然RPA技术可以自动执行任务，但是监控RPA的工作状态和流程执行情况同样重要，及时发现问题并进行修复是保障流程稳定性的关键。同时，财务数据的处理涉及隐私和安全问题，确保RPA流程的安全性和合规性需作为重要任务。防止机器人滥用权限、保护敏感数据，以及符合相关法规和监管要求，都需要得到充分的考虑和保障。

　　5.需提高员工对于变革的积极性和接受度：引入RPA技术可能对财务共享中心的员工产生影响，他们需要适应新的工作方式和流程。企业需要进行有效的变革管理，与员工进行沟通和培训，确保员工能够适应新的工作环境并充分发挥RPA技术的优势。

　　五、RPA技术与财务共享平台融合的未来发展方向

　　RPA技术与财务共享平台的深度融合将为企业带来更多机遇，是智慧财务不可或缺的新动能。随着技术的不断进步，RPA将与其他前沿技术相融合，让企业业务流程越来越高效，为企业提供更智能的解决方案，加速企业的数字化转型。

　　以RPA融合技术助力财务共享中心智能审核：虽然目前RPA在财务共享中心主要应用于制证类的重复性任务，但在未来，RPA有望与其他新技术相结合（如自然语言处理、图像识别等），使RPA具备更高的智能化水平和更广泛的应用领域，以应对更复杂的业务场景。RPA将能够更好地理解和处理非结构化数据，如文本、图像等，以辅助财务共享中心单据审核，实现业务流程的全面自动化。

　　以RPA融合技术支持财务共享中心智慧运营，在可视化技术实现的基础上，探讨RPA与可视化的技术融合方式，利用RPA抓取数据，利用信息技术高效地收集、处理、分析、展示数据，为运营管理提供更准确、实时和全面的数据分析和决策支持，有利于提高财务共享中心的运营效率和服务水平。

　　以RPA融合技术推进财务共享中心数字化转型：随着机器学习和自适应技术的发展，未来RPA将能够自我学习和自我优化，在执行任务的过程中不断积累经验，提高自己的性能。探索RPA与低代码平台的技术融合、推行以自然语言为接口的新型RPA等，将使便捷RPA开发成为可能，如可以通过自然语言与RPA机器人进行交互，无须繁琐的编程或指令，使更多人能够参与到流程自动化中来，推动财务共享中心高水平转型发展。

　　六、总结

　　本文深入探讨了RPA技术在企业财务共享平台中的应用价值，通过对RPA技术工作原理，财务共享中心对RPA技术的需求以及实际应用场景的分析，我们可以清楚地看到RPA技术为财务共享中心带来的积极影响。RPA技术不仅可以让业务流程越来越高效，还能够超越传统自动化，以低成本的方式集成周边系统，实现端到端的流程自动化。展望未来，RPA技术将与人工智能、大数据等其他新技术相结合，为财务共享中心带来更多机遇和创新空间，RPA技术与财务共享平台的深度融合将为企业提供更智能、更高质量的财务管理服务，实现财务数字化转型的更大成功。

　　综上所述，RPA技术与财务共享平台的深度融合，不仅是当前的重要趋势，更是未来财务管理的重要方向，值得企业在数字化转型过程中充分考虑和应用。

　　作者简介：张莹（1990.08），女，汉族，河北省枣强县人，本科，中级会计师，研究方向：企业财务共享、关联交易管理。